회사원이라면 배우기 싫어도 배우게 되는 것이 바로 '문서 작성 능력'이다. 굳이 왜 그런지 이유를 설명한다면... 그만큼 많이 사용하고 있기 때문이다. 30대가 지나면 이런 습관 때문에 '(회사)업무'가 아니라 다른 모든 일들도 대부분 '문서'로 주고 받으며 처리하게 된다. 즉, '문서'라는 것은 우리 생활에서 빠질 수 없는 커다란 부분을 차지하게 된다는 것이다.
이번 글에서 이야기할 '갤럭시탭 10.1'의 활용법 역시 '문서(Document)'에 대한 부분이다. 앞에서 이야기한 것처럼 일상생활에 다양하게 사용되어지는 문서들을 보다 잘 관리할 수 있는 방법을 필자는 '갤럭시탭 10.1'과 '구글 닥스(Google Docs)'에서 찾아보려고 한다. 갤럭시탭 10.1과 구글 닥스의 만남이 어떤 결과를 주는지 지금부터 살펴보자!
갤럭시탭 10.1의 경우는 태블릿 PC로 알려진 제품인 만큼 직접 사용하고 있느냐와는 상관없이 많은 분들이 '무엇'인지는 잘 알고 있을 것이다. 그에 비해서 '구글 닥스(Google Docs)'는 약간 다르다. 구글 서비스에 관심이 많거나 한번이라도 구글 닥스 서비스를 사용해본 분들이 아니라면 구글 닥스가 어떤 서비스를 제공하는지 잘 모를 수 밖에 없다. 최근 클라우드가 이슈가 되고 다양한 웹환경의 저장공간이 무료로 제공되고 있다고 하지만... 아직도 내 컴퓨터(PC)에 내 파일을 넣어두는 것이 편리하다고 생각하는 분들이 많기 때문에 구글 닥스라는 서비스는 있어도 그만 없어도 그만이라고 생각하는 것이다. 그런 점에서 우선 다른 이야기보다 '구글 닥스(Google Docs)'가 무엇인지에 대한 이야기부터 간단하게 시작하려고 한다.
'구글 닥스(Google Docs)'의 실제 서비스 명칭은 '구글 문서도구' 또는 '구글 오피스'이다. 서비스의 이름은 계속 변화할 수 있으므로 이번 글에서는 가장 많이 알려진 '구글 닥스'라고 이야기를 하는 것이다. 구글 닥스를 간단히 이야기하면 클라우드 방식의 웹 오피스(OFFICE)이다. 여기서 말하는 '클라우드'는 구글 서버, '웹'은 오피스를 사용하는 환경이 '웹(WEB)'기반임을 이야기하는 것이다.
다시 정리해보면 '구글 닥스'는 웹 사이트(구글)에서 문서(워드), 스프레드시트(엑셀), 프리젠테이션(파워포인트)와 같은 문서 작업을 저장하고 확인할 수 있는 서비스이다. 가장 많이 사용하고 있는 MS 오피스와 기능적인 유사성을 보여주고 있으면서도 설치와 설정과 같은 준비과정없이 인터넷이 되는 환경(컴퓨터, 모바일기기등)만 있다면 바로 사용이 가능한 것이다.
딱 이정도만 알았다면 '구글 닥스'라는 서비스를 이용하는데는 더 이상 문제가 되지 않는다. 이제는 실제 구글 닥스 서비스를 사용하는 방법을 알아보자!
앞에서 설명한 '구글 닥스'가 이해되는 분들이라면 보다 쉽게 사용이 가능하겠지만... 그렇지 않은 분들도 많을 것이다. 필자 역시 처음에는 아무리 좋은 서비스라고 해도 현재 사용하고 있는 방법을 더 선호했다. 즉, 구글 닥스가 좋아도 MS 오피스로 작성해오던 습관을 버리기는 쉽지 않다는 것이다.
새로 생기는 모든 서비스와 기술들은 이런 문제를 경험할 수 밖에 없다. 왜냐면 사람(사용자)은 그만큼 익숙해지면 컴퓨터와 같은 기계와 달리 익숙해지는 만큼의 '노하우'라는 것이 생기기 때문이다. 그러니 누구나 익숙한 것을 사용하고 싶어 한다는 것이다. 아무리 새로운 기술이 좋다고 해도... 그래서, 필자가 선택한 방법은 'Google Cloud Connect'라는 프로그램이다.
Google Cloud Connect라는 프로그램이 하는 일은 단순하다. 기존에 MS 오피스를 사용하는 사용자라면 문서가 저장될 때 컴퓨터와 함께 구글 닥스에도 같이 저장되는 것이다. 즉, PC와 클라우드 환경에 동일하게 파일이 저장된다. 그리고 Google Cloud Connect의 설치 및 설정 과정 역시 아주 간단하다.
Google 애플리케이션 사이트에서 'Google Cloud Connect 다운로드'를 클릭하고 '동의'하는 것만으로도 모든 설치과정은 끝이 난다. 설치 시간도 1분이 채 걸리지 않는다. 물론, Google Cloud Connect를 설치하고 사용하려면 아래 조건에 만족해야 한다. 하지만, 이 조건 역시 MS오피스가 설치된 윈도우즈를 사용하면 된다는 것으로 어렵지 않은 조건일 것이다.
[참고] Google Cloud Connect 설치 조건
Windows XP .NET Framework 2.0, Windows Vista 또는 Windows 7
Microsoft Office 2003, Office 2007 또는 Office 2010
Google 애플리케이션 사이트에서 Google Cloud Connect 다운로드를 클릭하여 설치하고, MS 오피스를 실행하면 위 사진처럼 Google Cloud Connet라는 메뉴(항목)가 추가된 것을 확인할 수 있다.
Google Cloud Connect는 MS오피스에서 사용되는 워드, 엑셀, 파워포인트에 모두 추가된다.
Google Cloud Connect의 설정 역시 '설치과정'과 마찬가지로 단순하다. 클라우드 환경이기 때문에 구글 계정이 필요하며, 이때 사용되는 계정별로 구글 닥스의 저장공간은 1GB(1024MB)가 무료로 제공된다. 추가 용량은 1년에 20GB당 5달러의 비용이 발생한다.
Google Cloud Connect의 사용법은 MS 오피스에서 '저장하기' 또는 '다른 이름으로 저장하기' 과정을 통해서 컴퓨터(PC)에 저장될 때 자동으로 실행된다. 즉, 로컬드라이브(C나 D와 같은 하드디스크 드라이브를 말함)에 저장되면서 동시 클라우드(구글 서버)에도 같이 저장되는 것이다. 그만큼 사용자 입장에서는 신경쓰지 않아도 자동으로 구글 닥스로 문서들이 모이는 것이며, 이렇게 모인 문서를 구글 닥스에서 사용하면서 구글 닥스 서비스에 익숙해지면 되는 것이다. 그만큼 따로 구글 닥스를 위해서 무엇인가를 하지 않아도 된다는 것이다.
단 하나 단점이라고 하면 클라우드 환경을 이용하므로 컴퓨터에 저장하는 것보다는 저장 시간이 오래 걸릴 수 있는데... 일반적인 문서의 경우는 3~5초 정도면 가능하므로 크게 느껴지는 부분은 아니라고 생각된다.
Google Cloud Connect를 통해서 구글 서버에 저장된 문서는 위 사진처럼 해당 링크 정보가 나타난다. 이 링크를 통해서 다른 사용자와 문서를 공유하여 '협업'할 수도 있다는 점이 구글 닥스가 갖고 있는 매력 중 하나이다.
'공유'메뉴를 누르면 소유자를 비롯하여 문서에 접근할 수 있는 사용자를 선택할 수 있다. 이 부분을 잘 활용하면 문서 보관뿐만 아니라 문서 공유도 쉽게 사용할 수 있다.
이런 과정을 통해서 일정 시간이 지나면 구글 닥스에 자신이 작성한 문서들이 하나씩 업로드 되어지고, 구글 닥스가 어떤 장점을 지니고 있는지 느낄 수 있는 환경이 마련될 것이다. 어떤 서비스든 그 서비스를 이용하지 않으면 그것에 대해서 일방적인 편견을 갖게 된다. 다른 사용자가 아무리 칭찬을 해도 직접 사용해보면서 느끼는 것이 더 중요하다는 것이다.
구글 닥스에 하나둘씩 쌓인 문서는 구글 사이트(
http://docs.google.com)를 통해서 쉽게 접근이 가능하고, 오피스 프로그램없이 보기 뿐만 아니라 수정도 가능하다. 다른 사용자와 문서를 공유할 때도 USB와 같은 추가적인 준비사항없이 인터넷에서 이메일로 쉽고 공유가 가능하다.
하지만, 여기까지만 사용하면 '구글 닥스'의 기본을 이용하는 것일뿐... 갤럭시탭 10.1과 같은 태블릿 PC를 구글 닥스와 활용하면 그 기능성은 배가 될 것이다. 갤럭시탭 10.1에서 만난 구글 닥스의 모습을 살펴보자!
지금까지 구글 닥스에 대한 설명이였다면... 지금부터는 구글 닥스를 활용하는 방법에 대한 이야기일 것이다. 그 활용의 중심에 바로 '갤럭시탭 10.1'이 있다. 물론, 갤럭시S2와 같은 스마트폰에서도 구글 닥스를 사용하는 데에는 전혀 문제가 없다. 그런데 왜 굳이 '갤럭시탭 10.1과 구글 닥스'를 연결하여 이야기하는 것일까?!
그 이유는 바로 갤럭시탭 10.1이라는 이름에서 느낄 수 있는 '커다란 화면'때문이다. 쉽게 설명하면 우리가 문서라고 부르는 종이의 크기는 어느정도일까?! 보통 A4사이즈를 떠올릴 것이다. 물론, 어떤 사람은 작은 메모지도 하나의 '문서'라고 이야기할 수 있다. 그 말이 틀렸다는 것은 아니다. 분명히 '보통'의 경우라고 했다.
즉, 보통의 경우 우리는 스마트폰의 화면보다 태블릿 PC의 화면 크기가 '문서'에 적합하다고 생각한다는 것이다. 그 정도 크기는 되어야 문자(텍스트)를 통해서 정보전달이 보다 빠르고 쉽게 이루어질 수 있기 때문이다. 그런 점에서 갤럭시S2라는 스마트폰보다 갤럭시탭 10.1이라는 태블릿 PC를 구글 닥스와 함께 설명한 것이다.
갤럭시탭 10.1에는 구글 닥스 전용 어플(앱)이 존재한다. 위 사진이 바로 갤럭시탭 10.1에서 구글 닥스 어플을 실행한 모습이다. 구글 닥스 전용 어플이 존재한다는 것은 갤럭시탭 10.1의 웹 브라우져(인터넷) 어플을 실행하지 않아도 되고, URL을 즐겨찾기 하지 않아도 된다. 그냥 앱을 터치하면 바로 구글 닥스 서비스에 접속할 수 있다는 것이다.
이렇게 빠르고 쉽게 문서에 접속할 수 있다면 어떤 점이 좋을까?
회사에서 작성한 문서를 버스나 지하철에서 확인이 가능하다.
맛있는 요리의 레시피를 인쇄없이 바로 주방에서 확인하며 요리할 수 있다.
가계부 어플 없이도 스프레드시트 파일로 바로 바로 작성할 수 있다.
참고 문서를 인쇄없이 바로 확인하며 컴퓨터로 문서작업을 할 수 있다.
회의 시간에 바로 제안서를 확인하며, 회의가 끝날 때 담당자에게 바로 메일로 발송할 수 있다.
위에 나열한 것은 몇몇 사례일뿐... 인쇄를 하지 않아도 손안에 결과물이 들어있다고 생각해보자. 즉, 수많은 페이지로 구성된 문서라면 두꺼운 인쇄물보다 가벼운 갤럭시탭 10.1을 사용하는 것이 보다 효율적이라는 것이다. 구글 닥스가 갖고 있는 '클라우드'의 개념을 컴퓨터보다 사용자에게 더 어필할 수 있는 것이 바로 10.1인치(형)라는 디스플레이를 갖고 있는 '갤럭시탭 10.1'이다!
[참고] 관련 URL 바로가기
PC용 Google Cloud Connect 프로그램 다운로드
안드로이드용 구글 문서도구 어플 다운로드
[갤럭시탭 10.1 관련글 다시보기]
2011/10/12 - 갤럭시탭 10.1 폰트를 내맘대로 바꾼다!
2011/10/07 - 갤럭시탭 10.1에 드롭박스로 구글 뮤직을 설치해보자!
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2011/09/29 - 갤럭시탭 10.1의 변신은 무죄! 일체형 PC 만들기
2011/09/26 - 갤럭시탭 10.1 기본기부터 탄탄하게!
